A- A A+
«Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасы» мемлекеттік мекемесі
Қазақстан Республикасы әділет министрлігінің жүйесі ұйымдарында іс-жүргізу жағдайын және құжаттардың сақталуын тексеру қорытындылары туралы

Ақмола облысының мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы

Анықтама

Көкшетау қаласы

29.12.2012

Қазақстан Республикасы әдiлет министрлiгiнiң жүйесi ұйымдарында iс — жүргiзу жағдайын және құжаттардың сақталуын тексеру қорытындылары туралы

1. Ұйымдастыру-әдiстемелiк мәселелерi

Ақмола облысының мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасынның 2012 жылғы жоспарына сәйкес Мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасымен Қазақстан Республикасы әдiлет министрлiгi жүйесi ұйымдарында тиiстi кешендi тексерiстер жүзеге асырылды.

Облыс аумағында жүйе ұйымдарының санына облыстық департамент,қалалық және аудандық әдiлет басқармалар, бiрнеше жеке нотариустар кiредi, олар толықтыру көздер болатын. Тексерiс iшiне 7 мекемелер (Әдiлет Департаментi мен Ақмола облысының жылжымайтын мүлiк орталығы, Көкшетау қаласы, Бұланды, Бурабай және Зерендi аудандарының әдiлет басқармасы, Галина Николаевна Васюкова жеке нотариус) кiрдi.

Жүйе ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқару процестерiмен жауапты iж жүргiзушi маман; жалпы бақылауды бiрiншi басшылар және олардың орынбасарлары iске асырады. Көптеген ұйымдарда iс жүргiзуге жауаптылар туралы мәселелер айтылған жұмысшылардың лауазымдық нұсқамалары бар.

Жүйе ұйымдары iс жүргiзу мәселелерi жөнiнде негiзгi нормативтiк-құқықтық және әдiстемелiк құжаттарымен қамтамасыз етiлген Әдiлет Департаментiмен iс жүргiзу сұрақтары бойынша Ережелер жасалған, 2012 жылдың қазанындағы жетекшiнiң бұйрығымен қолданысқа енгiзiлген.

2. Құжаттау мен құжаттаманы басқару

Әдiлет Департаментi мен Ақмола облысының жылжымайтын мүлiк орталығында хат бланкесi қолданылады; түрлi түстi Мемлекеттiк елтаңба бейнеленген бланкелер барлық облыстық мағынадағы ұйымдарда бар, олар ҚР СТ 989-96 және ҚР СТ 1042-2001 Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк стандарттарына және 2011 жылғы «Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың үлгiлi ережесiне» сәйкес, полиграфиялық әдiспен әзiрленедi, басқа мекемелерде бұрышты штамп қолданылады. 2013 жылы облысының барлық әдiлет басқармаларында Әдiлет Департаментпен бiр ортақ дайындалған және басылынған тиiстi бланкiлер қолданылады. Жеке нотариуста мемлекеттiе елтаңба бейнеленген бланкiлер бары қарастырылмаған.

Ұйымдастырушылық-өкiмдiк құжаттаманы жасағанда негiзгi деректемелердiң құрамы сақталынады, дегенмен, ресiмдеу кезiнде негiзгi ережелер талабқа сәйкес емес. Мысалы, дата деректемелерi дұрыс қоланылады және оның ресiмдеу; қарар, қолды қою және құжаттың мәтiннiң атауы талаптардан шегуiмен ресiмделiнедi, жиi екi тiлдегi мәтiндi бiр парақта бастырылады.

Әдiлет Департаментiнде жинақталған қалалық және аудандық әдiлет басқармасының жеке құрам бойынша құжаттар (бухгалтерия мен кадрлық құжаттамасы) орталықтандырылып жүргiзiледi; Жылжымайтын мүлiк орталығында осы құжаттама өздiгiмен жүргiзiледi. Жеке құрам бойынша құжаттар негiзгi талаптарға сәйкес ресiмделген және құрастырылған.

Iс жүргiзу жүйесiн ұйымдастыруларда (мемлекеттiк) бiрге немесе екi тiлдердi жүргiзiледi.

Құжаттарды тiркеу жүйесi — орталықтандырылған, тiркеу формасы — журналды, есептiк тiркеу формалары берiлген талаптарға сай, ақпараттық жүйесiнiң құжаттардың электрондық айналымы енгiзiлген. Құжаттарды қол қойғыздырып орындаушыларға берiледi, құжаттардың орындалуын бақылауы оңалған; Әдiлет департаментте осы бағытта БЖЭҚА-нда «бағдаршам» бағдарлама жұмыс iстейдi.

Азаматтар өтiнiштерi бойынша iс жүргiзуiнде ескертулер жоқ. Жеке және заңды тұлғаларға Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының қолдану және жеке құрам бойынша айғақсыз айғақтар айқындалмаған.

Iстер номенклатурасының формасы және сапасы негiзiнде талаптарға сай, мемлекеттiк мұрағаттармен келiсiлген; iс жүргiзу жылы аяқталған кезде қорытынды жазбалар толтырылмайды.

Iстерге құжаттар iс номенклатурасына сәйкес қалыптасады.

3. Ведомстволық мұрағаттар жұмыстарын ұйымдастыру

Барлық тексерiлген жүйесiнiң ұйымдарында өкiмдiк құжаттармен сараптау комиссиясы құрылған, мемлекеттiк мұрағаттармен келсiлген СК және ведомстволық мұрағаттар туралы ережелер бар.

Барлық ұйымдарда мұрағаттық құжаттарды сақтау үшiн жайлар бөлiнген, осында құрылған жағдайлар лайық. Ведомстволық мұрағаттар облыстық жылжымайтын мүлiк орталығында, әдiлет басқармаларда бiрнеше қоймалар бар, осында басқару сипаттағы құжаттар жеке орналасқан, АХАЖ және техникалық инвентаризация басқару сипаттағы құжаттар. Бөлмелерде металлдық есiктер бар, металлдық немесе құрамалы стеллаждар,терезелерде торлар, жарық өтпейтiн перде немесе жалюзи, керегелерi жабулы плафонда шамндар, от сөндiргiштер, психометриялық гигрометрлер; қоймалардаң iстердi беруiн есепке алынады. Бұзушылықтардың бiреу, ол температуралық-ылғалдық тәртiбi есепке алу журналы жоқ (толтырмауы).

Кейбiр мекемелерде құжаттардың жүiлерi реттелген және мемлекеттiк сақтауға тапсырылған. Әдiлет департаментiнiң құжаттары 2010 жылға дейiн реттелген, iстердiң тiзiмдерi басқарманың СТӘК бекiтiлген; 2000 жылға дейiн мемлеекттiк сақтауда орналасқан, кезектi тапсырыс кезең жоспарланып отыр; Көкшетау қаласының әдiлет басқармасында 2005 жылға дейн құжаттар реттелген, iстердiң тiзiмдерi 2007 жылы бекiтiлген; Бурабай ауданының әдiлет басқармасында және АХАЖ-де басқару сипаттағы өңделген құжаттардың iстердiң тiзiмделерi құрастыру бойынша жұмыс аяқталған, келесi жылы қантарда басқарма СТӘК қарастыруға ұсыну жоспарланып отыр, Ақмола облысының жылжымайтын мүлiк орталығында және Зерендi ауданының әдiлет басқармасында құжаттарды техникалық өңдеу бойынша жұмыс жүргiзiлiп отыр. Жеке нотариус жыл сайын өзiнiң құжаттарын ретке келтiредi, iстердiң тiзiмдерiн құралған, бiрақ ұсынылған талаптардан кейiн шегунуiмен; оларды жөндеу бойынша жұмыс жүргiзiлiп жатыр.

Ұйымдарда ведомстволық мұрағаттар паспорттары бар, олар паспортизация өткiзу кезiнде толтырылады.

4. Ведомстволық мұрағаттар жұмыстары мен құжаттау мен құжаттаманы басқару жағдайының жалпы бағасы

Құжаттау мен құжаттаманы басқару мәселелерiне әдiлет жүйе ұйымдарында жеткiлiктi назар аударылады: iс номенклатураға сәйкес iстер жасалған және құрастырылған, жақсы деңгейiнде кадрлық құжатамасы, әрбiр ұйымда ведомстволық мұрағаттар үшiн бөлмелер бөлiнген, онда санитарлық гигиеналық тәртiбi сақталынады; ұйымдарда тұрақты сақтауға жататын және жеке құрам бойынша құжаттар ретке келтiрген (осы бағытта жұмыс жүргiзiлiп жатыр).

Сонымен бiрге тексерiс жүргiзу кезiнде басқару сипаттағы құжаттар басынан жасалынғаннан берi ретке келтiрмеген (2005 ж.).

АХАЖ құжаттармен 1975 жылғы сақтау мерзiмi бар ТIЗIМ қолданылады, оны жаңарту қажет.

Тексерiс жүргiзу кезiнде iс жүргiзу барлық мәселелер бойынша ұсыныстар берiлген.

Ақмола облысының мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасының бастығы
Н. Глушковская


Парақтағы соңғы өзгерістер:: 04.12.2015 11:38
Модернизация 3.0 Модернизация 3.0 Модернизация 3.0 Модернизация 3.0
 
@2017 «Ақмола облысы мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы» ММ
Яндекс.Метрика

Пошталық мекенжайы:

Телефон:

Электрондық пошта адресі:

Көкшетау қ., Ә. Баймұқанов к-сі, 23

8 (7162) 31-56-70

arhiv@akmo.kz

Мемлекеттік қызметтерді көрсету мәселелері бойынша келесі телефондар бойынша хабарласуға болады: 8 (7162) 31-56-59